Планирование дня: как правильно организовать свое время, чтобы все успевать

Современный темп жизни достаточно быстрый. Необходимо успевать работать, уделять внимание семье, собственным хобби и решать различные бытовые дела. Правильное планирование дня помогает выполнить все задуманное, грамотно распределив время. Грамотный тайм-менеджмент является одним из шагов к самоорганизации и развитию личности.

В этой статье подробно разберем методики, чтобы каждый смог выбрать оптимальную для себя. А развиться в других направлениях вам поможет школа неНумерологии. Мы предлагаем мероприятия в любых удобных форматах: курсы, тематические встречи, мастер-майнды, выступления спикеров, полезный нетворкинг и многое другое.

Как составлять список

Грамотное распределение всего запланированного позволит ничего не забыть и рационально использовать каждую секунду. Достаточно учитывать несколько особенностей:

• План составляется ежедневно на грядущие сутки. Лучше начинать процесс накануне вечером.
• В приоритете должно быть максимум 7 пунктов. За 24 часа успеть больше просто не получится.
• Организация и планировка дня должны быть подробными. Так, если нужно посетить магазин, то на отдельном листе отмечают все, что требуется купить.
• Рядом с каждым пунктом отмечают примерное время, необходимое для выполнения каждого.
• Готовый вариант располагают так, чтобы он оставался постоянно на виду. Можно иметь, например, письменный и электронный вариант.
• Расписывать не только ежедневные, но и еженедельные дела. Благодаря этому, удастся разобрать все на срочные и не очень.

Основные правила планирования

Отмечалось, что важно соблюдать четкий алгоритм. Чтобы понять, как правильно планировать свой день, достаточно придерживаться советов:

• Ранний подъем. Необходимо придерживаться здорового режима сна. Ему человек должен уделять в сутки около 7−8 часов. На основании этого выбирают оптимальное время, когда пора отправляться спать и просыпаться.
• Наблюдение за собственными биологическими, внутренними особенностями. У каждого человека пик энергии приходит на разный период. Так, если основной прилив сил происходит вечером, то и активные, важные дела оставляют на вторую половину суток.
• Расстановка приоритетов. Начинают со значимых задач, постепенно продвигаясь к второстепенным. Нельзя сложные, первостепенные пункты откладывать на потом.
• Распределение сил в зависимости от результата. Не нужно сильно вкладываться в то, что принесет незначительный итог. Необходимо следить, чтобы потраченные ресурсы были соразмерны исходу.
• Максимальный прогноз. Например, систематизировать вещи в шкафу, что облегчит в дальнейшем уборку, выбор одежды. Или стоит приобрести бытовую технику, которая облегчит приготовление пищи. Так, пока мультиварка работает, можно заняться другими делами.
• Анализ отвлекающих моментов. Следует выявить, какие вещи мешают полноценно решать задачи. Например, это могут быть социальные сети, игры на смартфоне и прочее.

Как правильно планировать свое время: основные методики

Единого алгоритма не существует. Есть несколько способов, каждый из которых имеет определенные особенности. Можно комбинировать их. При подборе подходящего варианта стоит учитывать, при каких условиях он будет реализовываться, что именно нужно решить. Тем, у кого плотный, насыщенный график вряд ли подойдет маленький список на листочке. В этой ситуации требуется более сложное планирование.

Спонтанный план

Заключается в том, чтобы решать, что именно делать по ходу обстоятельств. Никаких перечней не составляется заранее. Большинство людей так и организуют каждые свои сутки. После пробуждения они принимают решение, что к чему хотят приступить, в каком порядке и прочее. Недостаток методики в ее иррациональности. Человек действует под сиюминутными импульсами. В результате второстепенные элементы выходят на первый план, некоторые моменты полностью забываются. Подобный подход, как правильно проводить день, больше подходит для выходных. Они более расслабленные, часто менее загруженные.

Метод самой важной задачи

Сводится к определению наиболее важных событий на грядущие сутки. Выявляют одно и выполняют его, затем второе и так дальше. Это позволяет естественно расставить приоритеты. Подходит для случаев, когда есть возможность четко определить дела и приступить к ним сразу.

Простой список

Заключается в записи всего, что нужно сделать, на листок. Полученный перечень выполняется в любом удобном порядке. Техника достаточно легкая, но именно она вошла в основу большинства остальных методик.

Метод Айви Ли

Предполагает составление и запись грядущих дел. Затем полученный список пронумеровывают в зависимости от важности. И в таком же порядке выполняется. Этот способ, как правильно распланировать свой день, подходит для ситуаций, когда нет привязки к конкретному времени.

Метод 1−3-5

Перечень должен создавать не более 9 пунктов. Он предполагает следующее:

• Единственная наиболее важная задача. Она первостепенная, начинают с нее.
• Три события, имеющие среднюю степень важности.
• Пять второстепенных. Их можно выполнить в последнюю очередь, когда предыдущие варианты уже решены.

Благодаря описанному подходу, человек не будет тонуть, хватаясь то за один пункт, то за другой. Недостаток техники в том, что для насыщенных дней, где более 9 дел, он не подойдет.

Метод трех результатов

Начинают с определения 3 итогов, которые нужно получить сегодня. Они не обязательно должны быть весомыми, значительными. Главное, чтобы они касались собственных основных целей. Способ позволяет медленно двигаться к реализации задуманного.

Энергетический список

Определяются с основными задачами. Затем их разделяют на несколько групп:

• Максимально трудные.
• Средней сложности.
• Легкие.

Пример планирования дня по такой технике следующий:

• Тяжело — настроить мобильную версию сайта.
• Нормально — написать статью для портала.
• Просто — купить продукты, помыть автомобиль.

Ориентируются на собственное самочувствие. Если все хорошо, можно начинать с верхнего порога. При усталости можно переключиться на самые быстрые цели.

Обязательно — Желательно — Не обязательно

Еще один способ, где необходимо разбивать задачи по категориям. Среди них:

• То, что нужно точно сделать сегодня, перенести нельзя.
• Дела, которые стоит выполнить в эти сутки, но если не получится, можно отложить.
• Пункты, не являющиеся срочными. Они подходят для бессрочного переноса или от них вовсе отказываются.

Так пропадает страх перед большим перечнем. Если распределить все написанное на группы, то становится понятно, что действительно важных моментов мало. Благодаря этому, удается справиться с нервным напряжением и тревожностью, которые связаны с мыслями не успеть все закончить.

Относительное расписание

Помимо определения занятий, которые будут выполняться сегодня, также прописывают примерное время, затраченное на них. Засекать и контролировать часы можно при помощи таймера. Важно, что в этом случае учитываются именно виды деятельности, а не конкретные действия.

По такой технике планируем день так:

• Писать статью — 3 ч.
• Проведение уборки — 2 ч.
• Прогулка в парке — 1 ч.
• Приготовление еды — 1 ч.

К методике стоит прибегать, если хочется выполнить определенную дневную норму, вне зависимости от внешних обстоятельств.

Если самостоятельно справиться с планированием сложно, то для поиска своего пути и инструментов, которые помогут реализовать намеченное, стоит обратиться за консультацией к экспертам школы неНумерологии.

Недельный спринт

Определяются с задачами на всю неделю. Необходимо отметить, какие результаты хочется получить через 7 дней. Их располагают в порядке приоритетности. В это число не включают мелкие повседневные ситуации. Для них готовят отдельный листок или вовсе не пишут. Благодаря подобному подходу, получается мыслить масштабнее, ориентируясь на крупные цели.

Автофокус

Одна из техник, которая помогает понять, как организовать свой день, чтобы все успеть, основывается на интуиции. Особенности следующие:

• Все записи делают в один блокнот. Задачи добавляются в конце каждого списка. В результате он становится бесконечным.
• Анализируют написанное и выбирают то, что нравится на данный момент больше остальных.
• Реализуют задуманное, пока желание не иссякнет. Если полностью сделать не получилось, соответствующая приписка выполняется под последней записью. Например, оформить диплом — дооформить работу.

Каждый раз необходимо просматривать все заполненные страницы и оценивать, насколько сильно хочется сделать что-то конкретное. К подобным вариантам прибегают при большом объеме ситуаций, не привязанных ко времени. Для срочных не подходит.

Матрица Эйзенхауэра

Задачи сортируются в зависимости от их важности и срочности. Составляется специальная таблица, состоящая из нескольких квадратов. Начинают с первостепенных, то есть тех, что должны быть готовы как можно быстрее.

Метод АБВГД (оценка последствий)

Этот способ для тех, кто думает, как распланировать свой день, чтобы все успеть. Заключается в объединении пунктов в несколько категорий:

• А — важнейшие, невыполнение которых серьезно отразиться на жизни человека, его работе.
• Б — обязательные, но с менее опасными последствиями, чем предыдущий вариант.
• В — желательные, не оказывающие серьезных последствий.
• Г — подходящие для делегирования, то есть передачи другим. Актуально для руководителей.
• Д — те, что можно отложить на долгий срок или не исполнять вообще.

Если в первых двух группах много задач, их стоит распределить по важности. Это позволит больше времени уделять тому, что оказывает максимальное влияние на человека, его повседневность, комфорт.

Техника Pomodoro

Разбираясь, как научиться и начать планировать свой день, можно начать все делать с использованием таймера. Особенности:

• Выбирается нужное дело и засекается 25 минут.
• По истечении указанного срока напротив строки ставят крестик и отдыхают 5 мин.
• Возобновляют работу, если она уже завершена, переходят к следующей.

После 4 раза по 25 мин. Затем делают крупный перерыв длительностью полчаса. И в таком темпе решают все запланированное. Маленькие цели можно объединять в одну, например, если на их реализацию затрачивается не больше четверти часа. Слишком крупные ситуации разбивают на несколько маленьких для удобства. Указанный подход позволяет эффективно справиться с прокрастинацией.

Блочное расписание

Способ, как организовать свой день правильно, чтобы все успевать, в основе которого в выделении определенного времени для каждой деятельности. Составляется некое расписание. Выглядит список, как отдельные блоки с тем, что нужно выполнить. Например:

• Утро 7.00−8.30. Далее расписывают все ритуалы начала дня — зарядка, завтрак и прочее.
• Работа 8.30−12.00. Указываются все элементы, связанные с деятельностью.
• Домашние дела 16.00−18.00. Это уборка, приготовление еды, стирка.

Для каждого указывается временной интервал, за который дело должно быть выполнено. Подобным образом удобно составлять постоянное расписание.

Жестко-гибкий план

Процесс заключается в разделении всего на то, что привязано к определенному сроку, и другого, которое допустимо исполнить в любой момент. На основании полученного списка он реализуется. Отличный вариант для деловых людей, чьи дни заполнены встречами и прочим.

Антирасписание

Метод, как спланировать свой день правильно, чтобы все успеть, заключающийся в жесткой организации всего, что не относится к работе. Это сон, хобби, отдых. Определяют, когда перечисленные действия будут совершены и сколько они продлятся. В образовавшихся окнах прибегают к реализации дел, каждый из них должна длиться непрерывно около 30 минут минимум.

Простое расписание

Перечисляются все дела по порядку, как они будут выполняться. Рядом ставится временной промежуток, за который нужно это сделать. Это позволит грамотно распорядиться доступными часами, избежать спешки, не тратить минуты зря.

Внешняя легкость техники обманчива. Процесс достаточно трудоемкий. Это связано с необходимостью определения, сколько потребуется часов для каждого эпизода. Непредвиденные обстоятельства легко могут сорвать всю отлаженную процедуру.

АБВ-анализ

Методика, как правильно распределить свой день, заключающаяся в распределении всего так, чтобы большая часть времени отводилась на наиболее важное. Определяют степень важности для каждого пункта, а затем разделяют все на несколько групп:

• А — верхние 15% дел, им требуется 65% доступных часов.
• Б — следующие 20%, столько же отводится занятости.
• В — остальные 65%, распределяются на оставшийся временной интервал.

Так можно точнее расставить приоритеты.

Метод Альпы

Отличается трудоемкостью. Составление происходит в несколько этапов:

• Определяются с задачами на текущие сутки. Для каждой из них определяют примерные временные рамки, которые нужны для реализации, и складывают его в общую сумму.
• Необходимо задуматься, сколько фактически требуется часов, чтобы полностью закрыть составленный план. Около 60% отводят на работу, и 40% на непредвиденные обстоятельства.
• Первоначальные показатели подгоняют под те, что были рассчитаны на предыдущем этапе.

Как правильно расписать и планировать свой день, чтобы все успевать: чего делать не стоит

Важно учитывать не только правила планирования, но и возможные ошибки. Избегать следует следующих нюансов:

• Не отвлекаться на телевизор. Все фильмы и передачи можно посмотреть позже.
• Меньше соцсетей и прочего.
• Сокращение вредных привычек.

Как распланировать рабочее время

Необходимо грамотно организовать свое место на работе. Обеспечивают его требующимися канцтоварами и другими элементами. Дополнительно стоит распределить 4 папки, где отдельно будут размещаться проекты, которые нужно выполнить срочно, те, что относятся к комплексному подходу, и отложенные задачи.

Чтобы вовремя делать работу и другие дела, достаточно соблюдать рекомендации:

• Высыпаться.
• Не пропускать приемы пищи, придерживаться здорового рациона.
• Регулярно заниматься спортом. Это повышает иммунитет, улучшает настроение.
• Четко соблюдать составленный список.
• Важно объективно оценивать собственные возможности и не набирать пунктов больше, чем реально выполнить.

Нужно не только писать, как планируете правильно провести день, но и поощрять себя за успех. Например, немного увеличить время отдыха, съесть что-то сладкое и прочее. Дополнительно необходимо поддерживать тщательный порядок на рабочем месте и дома. И стоит помнить, что современные гаджеты значительно упрощают повседневные задачи. Используйте все с пользой для себя.

Заключение

Распределять все дела достаточно просто, если подойти к вопросу грамотно. Необходимо учитывать различные особенности. Если самостоятельно справиться не получается, то для более глубокого анализа своей личности стоит обратиться к экспертам школы неНумерологии, которые помогут найти и нейтрализовать возможные внутренние страхи, связанные с планированием дня, понять свои особенности и преимущества, начать положительные изменения. Получить консультацию можно из любой точки планеты.